Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan ja henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Visual Bureau of Finland Oy:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.
Miksi käsittelemme tietojasi?
Visual Bureau of Finland Oy käsittelee useiden henkilöiden ja ihmisryhmien henkilötietoja. Käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää normaaleja yhteystietoja nykyisiin ja potentiaalisiin asiakkaisiin, käytännössä sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita ja asiakkaiden laskutustietoja.
Muista kuin asiakkaistamme keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.
Henkilötietojen käsittelijä
Visual Bureau of Finland Oy
Petri Blomqvist
petri(at)visualbureau.fi
0505631185
Kenen tietoja käsittelemme?
• Asiakkaat
• Potentiaaliset asiakkaat
• Palveluntoimittajat
• Verkkosivun kävijät
Mistä saamme tiedot?
• Asiakkaan tiedot saamme asiakkaalta itseltään
• Potentiaalisen asiakkaan tiedot julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä
• Palveluntoimittajan tiedot saadaan tältä itseltään
• Verkkosivuston käyttäjästä tallennetaan IP-osoite
Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?
• Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Asiakkaan kohdalla tämä tarkoittaa asiakkuuden voimassaoloaikaa. Asiakkuuden päätyttyä käsittelemme tietoja esimerkiksi silloin, kun exasiakkaalla on maksurästejä 10 vuoden ajan.
• Verkkosivujen kävijätietoja (IP-osoite) säilytetään toistaiseksi, palveluntuottajan kulloisenkin sopimuksen mukaan (2018 Nebula).
Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja.
Henkilötietojasi voidaan säilyttää pidempään myös tilanteissa, joissa ne ovat osa erityisen tärkeitä asiakirjoja. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuuden vanhenemisaika: velvollisuus yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai sen havaitsemisesta lukien.
Näitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, tai jotka ovat saatavilla julkisesti, esimerkiksi:
• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Työnantaja
• Henkilötunnus
• IP-osoite
• Ammattinimike
Oikeutesi
• Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
• Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
• Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
• Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
• Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
• Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.
Kuka muu käsittelee tietojasi?
Visual Bureau of Finland Oy käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia. Toimittajia ovat keväällä 2018 mm.
• Tilitoimisto Jaana Kuulamo Oy (vain laskutustiedot)
• Isolta, Arkhimedes laskutusohjelma (vain laskutustiedot)
• It-palvelufirma Nebula (IP-osoitteet)
Kuinka suojaamme tietosi?
• Suojaamme internetyhteyden (https)
• Käytämme henkilötietoja koskevaan viestintään salattua sähköpostia
• Käytämme palomuuria
• Rajaamme rekisteriin pääsyn henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat